Insamling av personuppgifter av Samfällighetsföreningen Fisktärnan.
Vi samlar in uppgifter som är relevanta för Samfälligheten Fisktärnan (nedan kallad SF) verksamhet.
Uppgifterna samlas in via vår hemsida samt i e-postsystem (servern är placerad inom EU).
Uppgifterna är endast tillgängliga för samfällighetens styrelse och funktioner underställda denna för underhåll/service. Åtkomst till register görs via personlig inloggning.
Radgarageuppgifter
Hur:
Via formulär via hemsidan.
Vad och varför:
Uppgift om vilket hus som disponerar vilket radgarage vilket är obligatoriskt för att SF skall kunna komma i kontakt med den som disponerar radgaraget.
På frivillig basis kan medlem lämna kompletterande kontaktuppgifter, så som namn, telefonnummer och e-post.
Lagring:
Vi lagrar uppgifterna om de kompletterande uppgifterna till dess att medlem kontaktar oss skriftligen om begär att uppgifterna skall ändras eller tas bort. T.ex. vid avflyttning.
Uppgifterna om vilket husnummer som är kopplat till vilket garage lagras så länge de är aktuella.
Medlemsregister
Hur:
Elektroniskt formulär.
Vad och varför:
Delägande fastigheter (husnummer), andelstal samt ägare finns registrerade i formuläret enligt stadgarna, med uppdelning om tillhörighet i anläggning 1/2. Uppgifterna används i redovisningssyfte.
Lagring:
Formuläret lagras så länge SF finns.
Inbetalningsuppifter
Hur:
Bokföringsprogram.
Vad och varför:
Uppgifter som lämnats i samband med inbetalning.
Dessa uppgifter lagras för bokföring.
Lagring:
Enigt bokföringslagen.
Nyhetsbrev.
Hur:
Via nyhetsbrevsystem via hemsida.
Vad och varför:
Uppgifter om för- och efternamn, e-postadress samt husnummer tas in vid registrering för SF nyhetsbrev.
Uppgifterna lämnas frivilligt för delges information via e-nyhetsbrev från SF styrelse.
Nyhetsbreven finns att läsa på hemsidan om man ej önskar vara prenumerant.
Lagring:
Vi lagrar uppgifterna till dess att prenumeranten väljer att avprenumerera, vilket kan göras via länk i nyhetsbreven.
Felanmälan
Hur:
Via formulär på hemsidan.
Vad och varför:
Relevanta uppgifter så som namn, kontaktuppgifter, felanmälans art.
Uppgifterna tas in för att kunna åtgärda fel och kontakta felanmälaren för eventuella kompletteringsfrågor gällande felanmälan. Samt att SF skall få statistik över de olika felorsakerna på området.
Lagring:
Vi lagrar uppgifterna i upp till 24 månader efter att felanmälan gjorts.
Röstlängd
Hur:
Via närvarolista eller fullmakt i pappersform.
Vad och varför:
Uppgifter om namn och husnummer.
I händelse av röstning vid beslut enligt gällande stadgar.
Lagring:
Arkiveras som bilaga tillsammans med mötesprotokollet i all framtid, d.v.s tills föreningen upphör.
Städlagsledare
Hur:
Via e-post.
Vad och varför:
Vi tar in uppgifter om vem som är städledare för respektive städområde. Uppgifter om vilket husnr som är städledare publiceras på hemsidan.
Vi publicerar uppgifterna för att medlemmarna samt SF styrelse skall veta vilket hus har rollen som städledare för respektive område.
Lagring:
Tills dessa att uppgift om ny städledare inkommer.
Bokning av kvarterslokal och bastu.
Hur:
Via hemsidans bokningssystem och nyckelliggare.
Vad och varför:
Vi tar in namn och kontaktuppgifter vid bokning.
Uppgifterna används för att säkerställa vem som hyr, bekräfta bokning, kontakta bokaren vid ev. frågor både före och efter uthyrningen, samt som underlag för inbetalning av hyra.
Kvittering vid utlämning av nyckel görs med namn, signatur och husnummer, som en ansvarsförbindelse.
Lagring:
Bokningarna lagras som underlag till bokföringen enligt bokföringslagen.
Nyckelkvittenslista lagras som längst 24 månader.
Insänd information
Hur:
Insändarens format.
Vad och varför:
Vi lagrar insänt material med dess uppgifter, så som t.ex motioner, synpunkter, förslag m.m. för att kunna behandla och besvara dessa.
Lagring:
I ursprunglig form eller digitaliserat till dess att ärendet är avslutat eller lagring krävs som beslutsunderlag till protokoll.
Kontakt för att radera, ändra eller fråga om dina personuppgifter.